Hjemmekontor og virtuelle organisasjoner er fremtidens organisasjonsform


hjemmekontor

Vi tror ulike former for «hjemmekontor» er fremtidens kontorform, og vi tror virtuelle organisasjoner vil vokse frem som fremtidens organisasjonsform. I denne artikkelen skal vi se på hvorfor vi mener dette.

Hva er et «hjemmekontor»?

Med «hjemmekontor» menes:

«Muligheten til å jobbe hjemmefra eller fra et annet sted for å utføre den jobben som i dag utføres på et kontor eid av virksomheten.»

Hva er et virtuelt nettverk?

Med «virtuelt nettverk» menes:

«En organisasjonsform hvor de ansatte ikke sitter samlet på et eller flere kontorer som er eid av virksomheten»

Istedenfor sitter de på hjemmekontorer eller så er de bare innlede «freelance» konsulenter som jobber på timebasis e.l. Felles for dem alle er at de er knyttet sammen til virksomheten virtuelt, dvs. gjennom bruk av stasjonære PCer, bærbart datautstyr, nettbrett, PDAer, smarttelefoner og IP-telefoni. All kommunikasjon, utveksling av arbeidsoppgaver og rapportering tilbake skjer ved at det virtuelle nettverket kobler seg til virksomhetens datasystemer over Internett».

Ny teknologi gjør hjemmekontor og virtuelle nettverk mulig

I dag hvor alle har bærbare datamaskiner, nettbrett og smarttelefoner som er koblet opp mot Internett uansett hvor de befinner seg, finnes det ikke lengre praktiske hindringer for en slik organisasjonsform.

Tilkobling til «kontoret» via VPN eller SSL

Ved å koble seg opp mot virksomhetens datasystemer via en VPN eller SSL kobling kan de ansatte skaffe seg tilgang til virksomhetens informasjon på en relativ trygg måte som andre ikke kan få tilgang til gjennom hacking og datainnbrudd i systemene. Dette gjøres i praksis på samme måte som i dag , med den forskjell at de bruker sin Internett tilkobling istedenfor dagens tilkobling til virksomhetens LAN-nettverket.

På denne måten kan de få tak i alle de dokumentene og systemene de trenger for å kunne utføre jobben sin fra sitt hjemmekontor, og når jobben er gjort kan de rapportere tilbake til arbeidsgiveren på samme måte som de gjør i dag ved å publisere de oppdaterte dokumentene tilbake til det sentrale dokumentlagret eller datasystemet.

Om man bør velge VPN (en sikker tunnel gjennom Internett) eller SSL (sikker internett linje) er avhengig av hva slags systemer man trenger å koble seg til. Benyttes mobile og webbaserte programmer i jobben, er SSL løsningen. Jobber man med programmer som krever lokal installasjon av en lisensiert klient på maskinen (klienten), er VPN løsningen. Alternativt kan man jobbe hjemmenfra på den maskinen man normalt bruker på jobben. Dette kan f.eks. gjøres gjennom Terminal Client hvis man benytter en Windows maskin på jobben og privat. Klienten gjør at du logger deg på maskinen på jobben og får opp skjermbilde fra jobb PCen på din lokale PC skjerm og kan dermed jobbe derfra, med alle de ressursene som er knyttet til denne maskinen (f.eks. nettverkskrivere og -scannere). OnNet sier at de har benyttet denne løsningen i mange år i forbindelse med ferier og fernstyring av Windows baserte kunde servere.

Trenden i dag går dessuten mot utvikling av stadig flere mobile applikasjoner som kan ta over jobben dagens dataprogrammer gjør. I takt med at disse appene kommer, kan de ansatte begynne å ta disse i bruk for å gjøre hjemmekontoret enda mindre og mer effektivt gjennom at de kan samle hele kontoret på sin smarttelefon eller nettbrett.

Lagring i nettskyen

Lagring av filer i nettskyen er alternativet for dem som ikke har egne servere som de ansatte kan få tilgang til fra utsiden eller som av sikkerhetsmessige årsaker ikke kan kobles mot Internett. Ved å legge alle dokumenter og programmer hjemmekontorene trenger i en sentral nettsky som alle ansatte kan logge seg på kan virksomheten sentralisere alle sine dokumenter og programmer på et sentralt sted for en rimelig penge.

For småbedrifter kan det være nok å bruke lagrinsplassen de har tilgang til via sitt webhotell til nettopp dette. Gjennom å installere et gratis program fra nettet kan alle webhotell for hjemmesider gjøres om til en fullverdig nettsky. Mange småbedrifter bør derfor først sjekke ut denne muligheten før de investerer penger i en nettsky tjeneste. Penger spart er penger tjent.

IP-telefoni (VoIP) eller mobil

Telefoni er heller ikke noe problem i dag. Ved å utstyre de ansatte med en IP-telefon som de kobler til sin Internett forbindelse får de et eget telefonnummer og de kan ringe helt gratis via Internett til alle andre IP-telefoner og fasttelefoner. Ringer de mobiltelefoner betaler de samme taks som gjelder for fasttelefonen. Rimeligere kan det ikke gjøres.

Ved å koble disse IP-numrene til et IP-sentralbord, kan all telefoni skje på samme måte som i dag. Kunden ringer et sentralt nummer og blir deretter satt over til riktig hjemmekontor eller person i det virtuelle nettverket – akkurat på samme måte som i dag.

Den samme muligheten finner på mobilfronten, men med den forskjell at mobil er dyrere å bruke enn IP-telefon. De fleste smarttelefoner støtter i dag IP-telefoni, så det trenger ikke å være et spørsmål om enten eller, men både og. Sitter de på plassen sin, tar de telefonen som en IP-samtale.

Er de utenfor dekning for IP-nettet, tar de telefonen som en vanlig mobilsamtale. Hvilket av disse to nettene telefonen skal benytte, finner telefonen selv ut av uten at brukeren trenger å gjøre noe som helst.

Video-konferanser kan erstatte dagens fysiske møter

De fleste bedrifter bruker i dag svært mye tid og ressurser på møter – alt fra morgenmøter til personal- og kundemøter. Disse møtene reduserer ikke bare tiden de ansatte kunne ha brukt på produktivt arbeid, men de koster også mye å gjennomføre og krever et stort utrustet møterom. Ved å kutte ut noen av disse møtene og gå over til video-konferanser kan denne ressursbruken reduseres og mer tid kan frigjøres til produktivt arbeid.

Alle smarttelefoner, nettbrett og bærbare datamaskiner har i dag et innebygd web-kamera med god oppløsning, mens stasjonære PCer kan kjøpe et eksternt kamera som festes på toppen av skjermen for 2oo kroner. Ved å avholde morgen møtene via dette utstyret kan møtene opprettholdes, selv om møtedeltakerne ikke fysisk er til stede.

Resultatet blir en dramatisk kostnadsreduksjon

Å leie sentrale lokaler med alle de fasiliteter dagens ansatte krever er dyrt. I tillegg kommer alle kostnader knyttet til forsikring, renhold, vedlikehold, sikring og inventar og utstyr til arbeidsplassen. Summerer du alle disse kostnadene vil du fort se at hver enkelt ansatt koster svært mye hvert år, i tillegg til lønnskostnadene. Disse kostnadene kan virksomheten kutte helt ut eller redusere kraftig ved å gå over til hjemmekontorer og virtuelle nettverk.

Vi sier ikke at alle virksomheter skal legge ned sine kontorer. Det vil i praksis ofte ikke være mulig, uten at dette går ut over kundeopplevelsen og kundetilfredsheten.

Det som imidlertid ofte er mulig er å kutte ned på antall tilgjengelige kontorplasser. Har virksomheten i dag f.eks. 50 personer som sitter på kontoer for å utføre ulike former for «kontorjobber», kan disse gis anledning til å jobbe fra et hjemmekontor. Når de trenger tilgang til virksomhetens sentrale ressurser, f.eks. i forbindelse med møtevirksomhet e.l., reiser de til virksomhetens sentrale kontor og låner et av de ledige kontorene eller møtelokalene for å gjøre det som den ansatte ikke kan gjøre fra sitt hjemmekontor. På denne måten kan antall kontor reduseres betraktelig med tilsvarende besparelser.

IKTnytt.no og vår moderorganisasjon OnNet AS har praktisert hjemmekontorer i et virtuelt nettverk i 6 år, og de har beregnet at de årlig sparer cirka 85 prosent ved å gå over til denne organisasjonsformen. Mens lokalene, tidligere var selskapets nest største utgiftspost bruker selskapet i dag mer penger på revisjon og regnskap enn på lokalene. Dette har gitt selskapet en enorm forbedring av bunnlinjen som selskapet har latt komme kundene til gode.

– Uten en overgang til et virtuelt nettverk hadde det ikke vært mulig for oss å være Norges rimeligste leverandør av domenenavn fem år på rad, og samtidig være den eneste leverandøren i bransjen med en AAA+ rating hos alle de store kredittvurdering organisasjonene, sier Liv Anne Kirkeby, styremedlem og økonomiansvarlig i OnNet AS.

Større fleksibilitet og mer fornøyde ansatte

Å gi de ansatte mulighet til å jobbe fra hjemmekontor gjør også virksomheten mer fleksibel, siden virksomheten ikke lengre blir låst til kontortiden og de ansattes fysiske tilstedeværelse på jobben.

Har virksomheten hjemmekontorer kan de ansatte logge seg på virksomhetens systemer for å utføre sine arbeidsoppgaver 24 timer i døgnet, uansett hvor i verden de måtte befinne seg. Det eneste de trenger er datamaskinen eller mobilen sin og en Internett linje. Noe som gir virksomheten mange fordeler, spesielt i forbindelse med sykdom og ferieavvikling.

For uten å øke virksomhetens fleksibilitet øker hjemmekontoret også de ansattes fleksibilitet, da de kan være hjemme og samtidig gjøre jobben sin. Istedenfor å ringe og si at de ikke kan komme på jobben fordi de har et sykt barn, kan de nå jobbe fra sitt hjemmekontor og samtidig se til sitt syke barn. Riktignok får de ikke konsentrert seg 100% om jobben p.g.a. det syke barnet, men jobben trenger på sin side ikke å leie inn en vikar og hvis den ansatte jobber litt lengre enn vanlig kontortid p.g.a. avbruddene knyttet til barnets sykdom, får de gjort jobben ferdig før de tar kvelden. På denne måten taper ingen. Det blir istenfor en «vinn-vinn» situasjon for både virksomheten og de ansatte.

Lønn etter innsats

Siden de ansatte ikke sitter lenger på sin faste arbeidsplass, er det også vanskeligere å holde kontroll med dem, selv om det finnes mange former for mobil overvåkning som kan kompensere mye av deres fysiske fraværelse. En løsning på dette problemet er å gjøre noe med avlønningssystemet og gå over til «lønn etter innsats».

Selgere kan få salgsprovisjon, mens sjåfører, renholdsarbeidere, regnskapsførere og servicepersonell kan avlønnes etter akkordsystemet. Dette gir virksomheten større kontroll over lønnskostnadene og de ansatte muligheten til å påvirke inntekten sin i større grad enn i dag (hvis lønn etter innsats ikke allerede praktiseres).

Gir de ansatte mer fritid

Virtuelle organisasjoner med hjemmekontor gir de ansatte mer fritid ved at de slipper å bruke tid på å reise frem og tilbake til kontoret hver dag. For mange utgjør reisetiden en stor del av dagen, og bare ved å spare inn denne tiden kan de frigjøre mye fritid som kan brukes på andre prioriterte gjøremål – f.eks. familien og venner. En fordel som virksomheten kan bruke til å kompensere for ekstra arbeid i forbindelse med ferie og sykdom, hvor de ansatte blir pålagt mer arbeid fra sitt hjemmekontor enn vanlig.

Mobil overvåkning gir full kontroll over de ansatte

For å ivareta kontrollen over hvor de ansatte er, hva de gjør og hvilket utstyr de bruker, finnes det i dag stadig mer avansert utstyr for mobil overvåkning. Vi tenker da på alt fra GPS-tracking og skanner teknologier til flåtestyring og mobile forretningsmodeller. For nærmere informasjon om hvordan dette kan gjøres henviser vi til vår artikkel om mobil overvåkning av ansatte, utstyr og varer.

Gjør virksomheten til en mer attraktiv arbeidsplass

Å gå over til et virtuelt nettverk gjør også virksomheten til en mer attraktiv arbeidsplass for eksperter og andre ressurspersoner virksomheten ønsker seg, men som de ikke kan trekke til seg i dag på grunn av virksomhetens lokalisering og jobbens lønnsnivå. Spesielt gjelder dette for virksomheter i utkantstrøk, hvor det ofte kan være vanskelig å få tak i den spisskompetansen virksomheten ønsker seg.

Ved at de kan jobbe i et virtuelt nettverk, trenger de ikke å fysisk reise til virksomhetens arbeidsplass. Det holder å logge seg på virksomhetens systemer der de selv måtte befinne seg og utføre jobben. På den måten kan virksomheten knytte til seg spisskompetanse fra hele verden, istedenfor å rekruttere lokalt slik tilfellet er i dag.

Siden virksomheten kan leie inn slik spisskompetanse etter behov på timebasis hvis de går over til en virtuell organisasjon, har de også muligheten til å betale timeprisen slik spisskompetanse koster. Noe de sannsynligvis ikke vill hatt råd til hvis de skulle ha ansatt vedkommende på fulltid og gitt vedkommende et eget kontor med frynsegoder.

Bedre ressursutnyttelse

Overgangen til virtuell organisering i kombinasjon med flåtestyring gir virksomheten en dramatisk forbedring av de ansattes ressursutnyttelse. De kan styres virtuelt dit hvor de trengs, og ekstra hjelp kan leies inn fra hele verden på timebasis ved behov for å ta av toppene.

Bemanningsselskapet Xtra har imidlertid utførte en arbeidslivsundersøkelse som antydet at hjemmekontorordninger ikke er særlig gunstig for arbeidsinnsatsen.

Av de spurte i undersøkelsen svarte hele 67,1 prosent at de jobber mest effektivt på kontoret, og kun 20,5 prosent sier de jobber mest effektivt hjemme.

Til tross for at de med hjemmekontor ikke akkurat jobber seg i hjel, mener bemanningsbyrået arbeidsgiverne får bedre utbytte av tilby sine ansatte fleksible arbeidstider:

– Tidligere undersøkelser har vist at fleksible arbeidstidsordninger gjør at mange jobber mer enn det de ellers ville ha gjort uten slike ordninger. Det betyr imidlertid ikke at man nødvendigvis er mer effektive når man sitter hjemme og jobber, uttalte administrerende direktør Hanne Zimmermann i Xtra personell Norge i en pressemelding.

Muliggjør at flere kommer tilbake i jobb på deltid

I dag går 1 av 3 nordmenn på en eller annen form for trygd, samtidig som det norske næringslivet sliter med å få nok folk i enkelte bransjer og geografiske områder.

Svært mange av de trygdede og hjemmeværende ønsker i dag å komme ut i jobb igjen, men av ulike årsaker har de ikke anledning eller helse til å jobbe på fulltid. Virtuelle organisasjoner med hjemmekontor kan her være løsningen for mange, og ved at de kan bruke eget datautstyr i jobben trenger ikke virksomheten større investeringer for å sette dem i arbeid. At de selv kan bestemme hvor mye de ønsker å jobbe, ved at de blir avlønnet etter innsats, kan dette fort bli en «vinn-vinn» situasjon for alle parter.

Reduserte lønnskostnader

Virtuell organisering gjør det mulig å jobbe hvor du vil i verden. For arbeidsgivere betyr dette at de kan leie inn de trenger fra hvor som helst i verden.

Det er ingen hemmelighet at Norge har et svært høyt lønnsnivå i forhold til svært mange land som har tilsvarende kompetanse som de norske arbeiderne. India som har engelsktalende anatte med universitetsutdannelse har f.eks. hatt stor suksess ved å leie ut sine call-sentre og IT-konsulenter til vestlige firmaer for brøkdelen av det tilsvarende tjenester koster i Norge.

Øker virksomhetens konkurransekraft

Muligheten til å redusere kostnadene betraktelig, i kombinasjon med økt fleksibilitet og muligheten til å trekke til seg ny spisskompetanse, gjør at de fleste norske bedrifter kan øke sin konkurransekraft i forhold til såvel nasjonale som internasjonale konkurrenter. En faktor som kommer til å bli stadig viktigere i tiden fremover, i takt med at verden blir stadig mer globalisert. Lønnsnivået i Norge er f.eks. 9 ganger høyere enn i Romania, så skal norske bedrifter ha muligheten til å overleve i en verden med stadig større konkurranse fra den tredje verden, må de finne måter å redusere sine kostnader og øke sin effektivitet. Virtuelle organisasjoner med hjemmekontoer er her et viktig virkemiddel.

Transformerer virksomheten til en moderne bedrift

De siste 3o årene har vi sett en overgang fra å være et industrialisert samfunn, hvor de ansatte jobbet i store fabrikker, til å gå over til å bli et post-industrialisert samfunn, hvor arbeiderne er flyttet fra gulvet til kontoret, og hvor arbeidsinnholdet har endret seg drastisk i takt med den digitale revolusjonen.

Roboter har i dag overtatt arbeidet på gulvet, slik at de ansatte kan konsentrere seg om å styre maskinene fra et kontrollpanel og administrere systemet og den stadig mer digitaliserte verdikjeden fra kontoret.

De ansatte har også stadig høyere utdannelse og de reiser mer enn tidligere. Dette skaper andre forventninger til arbeidsplassen enn tidligere. Tiden hvor virksomheten organiserer virksomheten sin i en stor fabrikk eller kontorbygg, hvor alle ansatte er samlet og overvåkes av ulike mellomledere er forbi. Det er på tide å tenke nytt og tilpasse organisasjonene våre omgivelsene vi lever i.

Dagens ansatte ønsker større fleksibilitet og frihet under ansvar enn tidligere. De ønsker ikke lenger å leve for å jobbe, men å jobbe for å leve. 

Store bransjeforskjeller i dag

Muligheten for hjemmekontorordninger er definitivt svært utbredt innen it- og konsulentbransjen i dag. I Norge nyter f.eks. 87,8 prosent av it- og konsulentbransjen godt av slike ordninger.

Innen andre bransjer har man omtrent ikke begynt med slike ordninger, men vi tror dette kommer til å endre seg dramatisk de neste 5-10 årene.

1 av 3 norske ledere ønsker ikke hjemmekontor

Selv om det er mange åpenbare fordeler med hjemmekontor, viser en undersøkelse at 1 av 3 norske bedriftsledere fortsatt er skeptisk til å gi sine ansatte hjemmekontor. De er redd for misbruk og er usikker på om de vil kunne gjøre like god jobb som på kontoret.

Dette ligger i menneskets natur. Vi er redd forandring så lenge vi ikke er sikre på at forandringen er til det bedre. Slik er det bare. Disse kommer imidlertid til å snu etter hvert som de ser stadig flere har suksess med modellen, men disse kommer også til å bli taperne i fremtidens markedet. Når de først skjønner fordelene med virtuell organisering med hjemmekontor er toget allerede godt. Konkurrentene har for lengst gått over til modellen og oppnådd store konkurransefordeler som et resultat, som etternølerne skal slite med å oppnå når de først våker.

Vårt råd er derfor: – Ikke vær redd og vent. Se på hvilke muligheter virtuell organisering med hjemmekontor kan gi for din virksomhet og prøv ut ordningen først i liten skala for å skaffe deg erfaringer og for å kunne justere modellen til virksomhetens behov, før du setter den ut i full skala.

IKT HåndbokDenne artikkelen er en del av IKTnytt.no sin IKT-Håndbok for små- og mellomstore bedrifter som ønsker å lære hvordan de kan benytte moderne IT-teknologi til å forbedre sin lønnsomhet og konkurransekraft.

Gå til IKT-håndboken

Kort om IKTnytt.noTips ossSøk i offentlige registre

Kort om IKTnytt.no

IKTnytt.no

Ansvarlig redaktør:
Kjetil Sander

E-post:
redaksjonen@iktnytt.no

Facebook:
http://facebook.com/iktnytt/

IKTnytt.no er en nettavis for utviklere, markedsførere og ledere som ønsker å holde seg oppdatert om hva som skjer i IKT-verden – innenlands og utenlands.

Målgruppen er ikke privatpersoner som er interessert i forbruker-elektronikk, men profesjonelle brukere som er involvert i utviklingen, drift og markedsføringen av eget nettsted og mobile applikasjoner.

IKTnytt.no er utviklet og drives på hobbybasis av ansvarlig redaktør Kjetil Sander, som også står bak våre søsterportaler:

– Kunnskapssenteret.com
– Aksjemarkedet.com

IKTnytt.no er også kundeavis for webbyrådet og hosting-selskapet OnNet AS som Kjetil er daglig leder i.

Tips oss om en nyhet!

For å sørge for at vi har de nyeste og beste IKT nyhetene trenger vi hjelp fra våre lesere.

Vi inviterer derfor nå alle våre lesere til å tipse oss om nyheter – små og store – fra nært og fjernt. Fortell oss gjerne om hva som skjer i din bedrift, hvilke problemer og utfordringer dere møter, og hvordan dere tenker å løse dem.

Fyll ut skjemaet under for å tipse oss om en nyhet.





Ditt navn (obligatorisk)

E-post (obligatorisk)

Skriv tipset ditt under i form av en overskrift («emne»), med nærmere informasjon («melding»).

Emne

Melding

Vedlegg
Last opp vedlegg i form av bilde, logo e.l.

Svar på spørsmålet under for å bekrefte at du er et menneske og ikke en spam-robot.

Søk offentlige registre

Søk i lover, forskrifter og dommer:

 

Søk i NAV.no:

 

Søk i Foretaksregisteret:

 

Søk etter heftelser på motorvogn:

 

Søk etter reservasjon mot reklame:

 

Firmasøk i Proff.no:

 

Søk i Statistisk Sentralbyrå: