Hvorfor bør bedriften bruke sosiale medier og sette opp et reglement for bruken?


Bedrifters bruk av sosiale medier og reglement for bruken

Sosiale medier brukes stadig mer i arbeidslivet, men annenhver leder skjønner fremdeles ikke hvordan de kan bruke sosiale medier til å nå sine langsiktige og kortsiktige mål og -strategier.

1 av 2 toppleder skjønner ikke nytteverdien av sosiale medier

I en undersøkelse analysebyrået Rock IT har gjennomført for Steria i fjor svarte 46 prosent av it-sjefene at deres øverste leder hadde små eller ingen kunnskaper om sosiale medier.

– Riktig bruk av sosiale medier kan bidra til langt mer enn bare å bygge merkevaren. For en oppvakt toppsjef er sosiale medier et verktøy som kan brukes til å styrke bedriftskulturen, plukke opp gode ideer og oppdage hvor skoen trykker internt, sier Ole Johan Heum i Steria.

Norsk næringsliv går glipp av muligheter

Bruken av sosiale medier blir bare stadig mer aktuelt. I Steria undersøkelsen svarte kun 7 prosent av it-sjefene at de mener sosiale medier er blitt mindre aktuelt for deres virksomhet det siste året, mens to av fem svarer at temaet er like aktuelt som før.

– Både den innledende hypen og den påfølgende skepsisen har lagt seg, nå handler det om hvordan sosiale medier kan brukes som et arbeidsverktøy for å øke produktivitet og nyskaping. De topplederne som ikke henger med går glipp av mange muligheter, og risikerer å bli oppfattet som gammelmodige og lite attraktive av en ny generasjon arbeidstakere, sier Hege Line i Steria.

Et middel til å spre budskapet om virksomhetens eksistens til et stort marked

De fleste virksomheter som har en egen Facebook side eller Twitter konto bruker den i dag hovedsakelig til å spre budskapet om virksomhetens eksistens. De vet at «jungeltelegrafen» er verdens beste og mest effektive markedsføringkanal, og i dagens digitale samfunn er de sosiale mediene blitt det mediet «jungeltelegrafen» benytter.

Hvis 10 personer som har 100 venner på Facebook deler noe på sin profil, når budskapet potensielt 1.000 personer bare i første ledd. Hvis alle dem deler linken videre til sine 100 venner (noe som sjelden skjer), når budskapet potensielt 100.000 mennesker i andre ledd. Slik fortsetter delingen til alle har fått med seg budskapet. Det er denne enestående muligheten stadig flere foretak prøver å utnytte gjennom sin deltagelse på sosiale medier.

Bedriftens gode sider blir kun kjent innenfor «husets» 4-vegger, mens de dårlige blir kjent overalt

Det gamle ordtaket om at «en persons gode sider kun blir kjent innenfor husets 4 vegger, mens hans dårlige blir kjent overalt gjelder i aller høyeste grad også for sosiale medier. I årtier har markedsførere levd etter tommelfinger regelen om at en god erfaring kun blir delt med 1 annen person, mens en dårlig erfaring i gjennomsnitt blir fortalt til 7 personer. Denne regelen tror jeg også gjelder det som blir delt på sosiale medier.

Et middel til økt merkevareverdi og fortjeneste

En «Facebook likes» er verdt $174 dollar for din merkevare, skrev vi nylig en artikkel om. Dette var en amerikansk undersøkelse som prøvde å sette en verdi på hva en «Like» klikk fra en Facebook bruker er verdt i kroner og ører.

De kom frem til at Facebook brukere som er «Fan» av din Facebook side, bruker vesentlig mer penger enn «ikke-fans», selv om de ikke har høyere inntekt. I følge rapporten bruker «fans» $ 116 mer enn «ikke-fans», og de bruker 43% mer penger på tilleggsutstyr, -produkter og -tjenester knyttet til merkevaren enn «ikke-fans».

Facebook-fans er også 18% mer fornøyd med sine merker enn «ikke-fan», og det er 11% mer sannsynlig at de vil komme til å fortsette å bruke merkevaren enn «ikke-fans».

Stemmer disse tallene sier det seg selv at alle merkevare leverandører har svært mye på å skaffe seg en Facebook side. Forutsatt at de utnytter de mulighetene som finnes på en god måte og styrer unna truslene som samtidig ligger her.

En unik rekrutteringskanal

Facebook, Twitter, Google+ og lignende sosiale medier er også en unik rekrutteringskanal. «Fansen» som f.eks. liker din Facebook side eller er Twitter følgere er dine beste ambassadører og de har alle et nettverk av bekjente du kan benytte hvis du inviterer dem til å ta del i rekrutterinsprosessen på korrekt måte. 

Siden de er stolte av ditt merke/virksomhet er de positivt innstilte, de kjenner litt til virksomheten og vil derfor snakke varmt til potensielle jobbsøkere når de tipser dem om den ledige jobben du har. Her kan du raskt og enkelt få førsteklasses jobbsøkere, helt gratis, og ved å engasjere dine «fans» og «følgere» i rekrutteringsprosessen gir du dem en følelse av medeie i virksomheten og de blir dermed mer fornøyde og lojale kunder.

Et internt kommunikasjonsverktøy

Steria-undersøkelsen viser at stadig flere organisasjoner har begynt å ta i bruk sosiale medier som et internt kommunikasjonsverktøy. For 2 1/2 år siden hadde 65 prosent av bedriftene i Norge ikke prøvd å bruke sosiale medier på denne måten. I fjor var andelen usosiale bedrifter sunket til 29 prosent.

– Stadig flere virksomheter skjønner at dette handler om mer enn bare Facebook og Twitter, og bruker sosiale verktøy som Yammer, Newsgator og Beezy til kunnskapsdeling, idegenerering og arbeidsfordeling. Noen steder er sjefen med på notene, andre steder kan det dukke opp egne sosiale miljøer blant fagpersoner som ledelsen ofte knapt kjenner til, sier Ole Johan Heum.

Krever en plan og ressurser

Å ta steget ut i den sosial verden hvor de digitale sosiale mediene befinner seg, krever at du legger en plan for satsningen og tildeler satsningen tilstrekkelig med ressurser i form av tid, penger og kompetanse. De 3 største knapphetsfaktorene.

Planen må være utledet og integrert med virksomhetens øvrige planer. Sentralt står her integrasjonen med virksomhetens markeds-, kommunikasjons- og organisasjonsplan. Har virksomheten en egen personalplan og/eller IKT-plan må også denne trekkes inn. Den må også integreres med HMS håndboken for å kvalitetssikre innholdet og ivareta bedriftens og de ansattes interesser og rettigheter.

Lag et reglement for bruken av sosiale medier

Uansett om bedriften i dag har en egen sosial profil ute på Internett eller ikke, trenger alle virksomheter i dag et skriftlig formulert reglement for bruken av sosiale medier. Dette reglementet bør inkluderes som en del av personalhåndboken eller stillingsinstruksen, avhengig av hvilke dokumenter virksomheten benytter i dag for å beskrive jobben til den enkelte ansattes og hva som forventes av dem.

Det mest grunnleggende spørsmålet dette reglementet må ta opp er spørsmålet om virksomheten tillater at de ansatte bruker tid på sosiale medier i arbeidstiden. Hvis de åpner for dette må selve bruken regulerer. Hvem kan gjøre det, når, hvor mye, hvilke medier tillates, til hva, på hvilken måte osv.

Det er lovlig å forby bruk av sosiale medier i arbeidstiden, men mange mener det er gammeldags og stivbent. De fleste arbeidstakere greier også å beherske dette uten at det går ut over arbeidet eller kolleger. Det du i stedet kan gjøre er å regulere bruken. Som en illustrasjon kan det nevnes at sykehusansatte i Bergen har fått beskjed om å være forsiktige med å publisere bilder fra arbeidsplassen sin der det er synlig hvem som er pasienter.

Har virksomheten ikke et klart reglement på dette som er kommunisert ut til alle ansatte på en skikkelig måte, kan virksomheten fort risikere å have opp i retten i en arbeidskonflikt når de prøver å si opp eller avskjedige noen for misbruk av sosiale medier.

Involver de ansatte eller deres tillitsvalgte ved utforming av dette siden de ansatte kan ha meninger og gode forslag. I reglementet kan dere ha regler om forventet bruk og oppførsel, for eksempel et tydelig forbud mot mobbing og sjikane. Dersom reglene brytes, kan en ha som regel at en sperrer bruk av enkelte nettsider for kortere eller lengre perioder. Ved gjentatte eller grove brudd kan en gi advarsler eller la det ha konsekvenser for arbeidsforholdet.

Mist 6 av 10 ansatte er aktive på sosiale medier privat

Selv om virksomheten ikke har egne Facebook sider, Twitter, Google+ eller YouTube konto, må du huske på at 6 av 10 nordmenn bruker disse sosiale mediene aktivt. Mange av disse er om du liker det eller ikke, dine ansatte.

De vil sitte på Facebook, Twitter, Google+ og skrive kommentarer om sjefer, ledere og kolleger på arbeidsplassen. Dette kan skape interne problemer på arbeidsplassen. Selv småstygge kommentarer som ”tulling”, ” litt småtreg” og ”småfeit”, om kolleger kan fort sette sinnene i kok.

Slike kommentarer kan være en krenkelse av alle ansattes rett til et trygt psykososialt arbeidsmiljø, noe som er vernet i arbeidsmiljøloven § 4-1. Er saken grov nok, kan det til og med være trakassering, som uttrykkelig er forbudt etter § 4-3.

Ansatte har vern mot nettsjikane

Nettsjikane er ikke tillatt i følge arbeidsmiljøloven. Hva som kan anses som nettsjikane er imidlertid vanskelig å definere, da retten legger stor vekt på hva den utsatte subjektivt selv mener.

Arbeidsgiver har i slike saker plikt til å gripe inn og stoppe dette siden det truer det psykososiale arbeidsmiljøet. Gjør du ikke det, kan du risikere at arbeidstakerne går til Arbeidstilsynet med en klagesak. Tilsynet kan komme med pålegg, det vil si en ordre om å gripe inn. Blir kollegene skadet av sjikanen, kan de i grove saker kreve erstatning av arbeidsgiveren. Du bør derfor gripe inn.

Reaksjoner mot nettsikane

Reaksjoner som kan brukes er oppsigelse på grunn av brudd på plikten til å medvirke til å opprettholde et forsvarlig arbeidsmiljø for kollegene. Det er nok likevel et ganske sterkt virkemiddel som bør brukes der det har pågått i lang tid og den ansatte har fått veiledning eller klart bryter kjente regler, for eksempel data- eller personalreglement.

En mer passende fremgangsmåte kan være å innkalle den ansatte til en samtale, helst med en tillitsvalgt, informere om klagene, og si hva selskapet forventer av henne for å beskytte arbeidsmiljøet til kollegene. Det kan så gis en advarsel dersom hun ikke vil rette seg etter denne veiledningen. Endrer det seg ikke etter en advarsel, kan oppsigelse vurderes.

Kort om IKTnytt.noTips ossSøk i offentlige registre

Kort om IKTnytt.no

IKTnytt.no

Ansvarlig redaktør:
Kjetil Sander

E-post:
redaksjonen@iktnytt.no

Facebook:
http://facebook.com/iktnytt/

IKTnytt.no er en nettavis for utviklere, markedsførere og ledere som ønsker å holde seg oppdatert om hva som skjer i IKT-verden – innenlands og utenlands.

Målgruppen er ikke privatpersoner som er interessert i forbruker-elektronikk, men profesjonelle brukere som er involvert i utviklingen, drift og markedsføringen av eget nettsted og mobile applikasjoner.

IKTnytt.no er utviklet og drives på hobbybasis av ansvarlig redaktør Kjetil Sander, som også står bak våre søsterportaler:

– Kunnskapssenteret.com
– Aksjemarkedet.com

IKTnytt.no er også kundeavis for webbyrådet og hosting-selskapet OnNet AS som Kjetil er daglig leder i.

Tips oss om en nyhet!

For å sørge for at vi har de nyeste og beste IKT nyhetene trenger vi hjelp fra våre lesere.

Vi inviterer derfor nå alle våre lesere til å tipse oss om nyheter – små og store – fra nært og fjernt. Fortell oss gjerne om hva som skjer i din bedrift, hvilke problemer og utfordringer dere møter, og hvordan dere tenker å løse dem.

Fyll ut skjemaet under for å tipse oss om en nyhet.





Ditt navn (obligatorisk)

E-post (obligatorisk)

Skriv tipset ditt under i form av en overskrift («emne»), med nærmere informasjon («melding»).

Emne

Melding

Vedlegg
Last opp vedlegg i form av bilde, logo e.l.

Svar på spørsmålet under for å bekrefte at du er et menneske og ikke en spam-robot.

Søk offentlige registre

Søk i lover, forskrifter og dommer:

 

Søk i NAV.no:

 

Søk i Foretaksregisteret:

 

Søk etter heftelser på motorvogn:

 

Søk etter reservasjon mot reklame:

 

Firmasøk i Proff.no:

 

Søk i Statistisk Sentralbyrå: