Reglement for bruken av sosiale medier


Råd om markedføring i sosiale medier

Bør virksomheten ha en egen sosial profil?

Svaret er definitivt JA. Sosiale medier kan brukes på svært mange måter for å effektivisere kommunikasjonen internt, skaffe nye kunder, rekruttere nye ansatte, samt øke såvel mersalget, tilleggsalget, kundetilfredsheten, kundelojaliteten, merkevare verdien og selskapets omdømme i det sosiale rom.

Siden dette er et så omfattende tema, har vi valgt å unnlate å komme inn på hvilken måte virksomheten bør utnytte de sosiale mediene i sin IKT-strategi. Dette er et tema vi vil komme tilbake til med en egen artikkelserie.

Lag et reglement for bruken av sosiale medier

Uansett om bedriften i dag har en egen sosial profil ute på Internett eller ikke, trenger alle virksomheter i dag et skriftlig formulert reglement for bruken av sosiale medier. Dette reglementet bør nedfelles som et eget dokument som inngår som en del av IKT Håndboken for arbeidsforholdet. I dag har under halvparten av norske bedrifter et regelverk for bruk av sosiale medier, og kun 15 prosent har et reglement for de ansattes bruk av sosial medier utenfor arbeidstiden.

– Selv om man kommer langt på vei med sunn fornuft, kan retningslinjer være bra for arbeidsgivere og gunstige for de ansatte. Ved å ha enkle kjøreregler til oppførsel i sosiale medier kan man unngå uheldige episoder, som offentlig kritikk av konkurrenter og misnøye med kolleger, sier administrerende direktør Hanne Zimmermann i Xtra personell

Det mest grunnleggende spørsmålet dette reglementet må ta opp er spørsmålet om virksomheten tillater at de ansatte bruker tid på sosiale medier i arbeidstiden. Her er meningene delte. Noen tenker nettverksbygging og kontaktflate og oppmuntrer til aktivitet innen rimelighetens grenser. Andre mener det er tyveri å bruke bedriftens tid på noe som strengt tatt tilhører privatsfæren.

Hvis de åpner for dette må selve bruken regulerer. Hvem kan gjøre det, når, hvor mye, hvilke medier tillates, til hva, på hvilken måte osv.

Det er lovlig å forby bruk av sosiale medier i arbeidstiden, men mange mener det er gammeldags og stivbent. De fleste arbeidstakere greier også å beherske dette uten at det går ut over arbeidet eller kolleger.

Det du i stedet kan gjøre er å regulere bruken. Som en illustrasjon kan det nevnes at sykehusansatte i Bergen har fått beskjed om å være forsiktige med å publisere bilder fra arbeidsplassen sin der det er synlig hvem som er pasienter.

Har virksomheten ikke et klart reglement på dette som er kommunisert ut til alle ansatte på en skikkelig måte, kan virksomheten fort risikere å have opp i retten i en arbeidskonflikt når de prøver å si opp eller avskjedige noen for misbruk av sosiale medier.

Involver de ansatte eller deres tillitsvalgte ved utforming av dette siden de ansatte kan ha meninger og gode forslag. I reglementet kan dere ha regler om forventet bruk og oppførsel, for eksempel et tydelig forbud mot mobbing og sjikane. Dersom reglene brytes, kan en ha som regel at en sperrer bruk av enkelte nettsider for kortere eller lengre perioder. Ved gjentatte eller grove brudd kan en gi advarsler eller la det ha konsekvenser for arbeidsforholdet.

Mist 6 av 10 ansatte er aktive på sosiale medier privat

Selv om virksomheten ikke har egne Facebook sider, Twitter, Google+ eller YouTube konto, må du huske på at 6 av 10 nordmenn bruker disse sosiale mediene aktivt. Mange av disse er om du liker det eller ikke, dine ansatte.

De vil sitte på Facebook, Twitter, Google+ og skrive kommentarer om sjefer, ledere og kolleger på arbeidsplassen. Dette kan skape interne problemer på arbeidsplassen. Selv småstygge kommentarer som ”tulling”, ” litt småtreg” og ”småfeit”, om kolleger kan fort sette sinnene i kok.

Slike kommentarer kan være en krenkelse av alle ansattes rett til et trygt psykososialt arbeidsmiljø, noe som er vernet i arbeidsmiljøloven § 4-1. Er saken grov nok, kan det til og med være trakassering, som uttrykkelig er forbudt etter § 4-3.

Hva som formidles er viktigere enn tidsbruken

Hva som formidles på sosiale media kan være langt viktigere enn tidsbruken. Hva kan du skrive på nettet når du representerer et selskap, og hvor går grensen mellom deg som privatperson og deg som ansatt i firmaet du jobber?

Her er det ikke noe enkelt svar. Kravene til deg som ansatt må generelt ses i forhold til hvilket ansvarsområde du har. Er du administrerende direktør for et selskap og går ut med sterke meninger, vil det du sier bli direkte satt i forbindelse med selskapet og påvirke dets profil. Det gjelder uansett om du er på jobb eller uttaler deg som privatperson. Om du derimot programmerer komponenter, har de personlige meningene dine mindre å si for selskapets profil.

Et sted går det naturligvis en grense. Du skriver ikke negativt om bedriften du jobber i, og du henger ikke ut kollegaene dine. I hvert fall ikke i arbeidstiden. Men hvor går grenen når du ikke er på jobben?

Hvordan bedriftene takler at medarbeiderne utfolder seg på nettet varierer sterkt. Noen kan tenke nettverksbygging og kontaktflate og oppmuntre til aktiv deltakelse, mens det i en annen bedrift kan være oppsigelsesgrunn.

Kommentarer på Facebook kan få konsekvenser i følge SVD Näringsliv:

«En dag igjen av uken på dette galehuset», skrev en arbeider på Volvo i fjor i lunchpausen. To kollegaer markerte med «liker». Så kommenterte han «det er ingen feil ved Volvo, jeg er bare ikke så sugen på å jobbe akkurat nå.» Det viste seg at moren hans var dødssyk og døde et par dager senere. Men det han skrev var nok til at han ble sett på som illojal og fikk sparken et par dager senere. De samme fikk kollegaene som likte utsagnet.

Apple har null tolleranse

Apple er det ekstreme eksemplet. Der er enhver form for lekkasje er oppsigelsesgrunn, om det så gjelder et ord for mye på soveværelset hjemme, eller en antydning i lunsjen. På fritiden er Apple-ingeniørene kjent for å begynne å snakke om noe annet så snart Apple blir et tema. Et internt Apple-notat som ble publisert i forbindelse med en oppsigelse i for et år siden, viser at den ansatte bør holde tungen rett i munnen på sosiale medier og helst ikke besøke dem i det hele tatt, og at grensen mellom privatliv og business er flytende.

Ansatte har vern mot nettsjikane

Nettsjikane er ikke tillatt i følge arbeidsmiljøloven. Hva som kan anses som nettsjikane er imidlertid vanskelig å definere, da retten legger stor vekt på hva den utsatte subjektivt selv mener.

Arbeidsgiver har i slike saker plikt til å gripe inn og stoppe dette siden det truer det psykososiale arbeidsmiljøet. Gjør du ikke det, kan du risikere at arbeidstakerne går til Arbeidstilsynet med en klagesak. Tilsynet kan komme med pålegg, det vil si en ordre om å gripe inn. Blir kollegene skadet av sjikanen, kan de i grove saker kreve erstatning av arbeidsgiveren. Du bør derfor gripe inn.

Reaksjoner mot nettsikane

Reaksjoner som kan brukes er oppsigelse på grunn av brudd på plikten til å medvirke til å opprettholde et forsvarlig arbeidsmiljø for kollegene. Det er nok likevel et ganske sterkt virkemiddel som bør brukes der det har pågått i lang tid og den ansatte har fått veiledning eller klart bryter kjente regler, for eksempel data- eller personalreglement.

Les også: Facebook kan koste deg jobben!

En mer passende fremgangsmåte kan være å innkalle den ansatte til en samtale, helst med en tillitsvalgt, informere om klagene, og si hva selskapet forventer av henne for å beskytte arbeidsmiljøet til kollegene. Det kan så gis en advarsel dersom hun ikke vil rette seg etter denne veiledningen. Endrer det seg ikke etter en advarsel, kan oppsigelse vurderes.

Rutiner for å sikre de ansattes sosiale profiler (Facebook m.fl.) mot datainnbrudd

Smarttelefoner og Facebook er hackernes nye favoritter. Har virksomheten en egen sosial profil eller hvis de ansatte bruker sosiale nettverk til å dele bedriftsinformasjon, må du også tenke på hvordan du kan sikre din sosiale profil på best mulig måte mot datainnbrudd.

Selv om det er de ulike sosiale nettverkenes eget ansvar å holde brukernavn, passord, e-postadresser, innhold, bilder og videoer hemmelig for uvedkommende, er det en del de ansatte selv kan gjøre gjennom å bruke «sunn fornuft» på disse sosiale nettverkene.

Hva de ansatte selv kan gjøre for å holde kriminelle unna sin Facebook profil finner du her. Inkluder gjerne også dette som en del av reglementet for bruk av sosiale medier.

IKT HåndbokDenne artikkelen er en del av IKTnytt.no sin IKT-Håndbok for små- og mellomstore bedrifter som ønsker å lære hvordan de kan benytte moderne IT-teknologi til å forbedre sin lønnsomhet og konkurransekraft.

Gå til IKT-håndboken

Kort om IKTnytt.noTips ossSøk i offentlige registre

Kort om IKTnytt.no

IKTnytt.no

Ansvarlig redaktør:
Kjetil Sander

E-post:
redaksjonen@iktnytt.no

Facebook:
http://facebook.com/iktnytt/

IKTnytt.no er en nettavis for utviklere, markedsførere og ledere som ønsker å holde seg oppdatert om hva som skjer i IKT-verden - innenlands og utenlands.

Målgruppen er ikke privatpersoner som er interessert i forbruker-elektronikk, men profesjonelle brukere som er involvert i utviklingen, drift og markedsføringen av eget nettsted og mobile applikasjoner.

IKTnytt.no er utviklet og drives på hobbybasis av ansvarlig redaktør Kjetil Sander, som også står bak våre søsterportaler:

Kunnskapssenteret.com Aksjemarkedet.com

IKTnytt.no er også kundeavis for webbyrådet og hosting-selskapet OnNet AS som Kjetil er daglig leder i.

Tips oss om en nyhet!

For å sørge for at vi har de nyeste og beste IKT nyhetene trenger vi hjelp fra våre lesere.
Vi inviterer derfor nå alle våre lesere til å tipse oss om nyheter - små og store - fra nært og fjernt. Fortell oss gjerne om hva som skjer i din bedrift, hvilke problemer og utfordringer dere møter, og hvordan dere tenker å løse dem.
Fyll ut skjemaet under for å tipse oss om en nyhet.

Ditt navn (obligatorisk)

E-post (obligatorisk)

Skriv tipset ditt under i form av en overskrift ("emne"), med nærmere informasjon ("melding").

Emne

Melding

Vedlegg
Last opp vedlegg i form av bilde, logo e.l.

Svar på spørsmålet under for å bekrefte at du er et menneske og ikke en spam-robot.

Søk offentlige registre

Søk i lover, forskrifter og dommer:

 

Søk i NAV.no:

 

Søk i Foretaksregisteret:

 

Søk etter heftelser på motorvogn:

 



Søk etter reservasjon mot reklame:

 

Firmasøk i Proff.no:

 

Søk i Statistisk Sentralbyrå: